IMPLEMENTASI PENDEKATAN LEAN MANAGEMENT PADA PROSES PENGADAAN PERSEDIAAN DI RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA

Implementation of Lean Management Approach to Process of Supply at Pertamina Central Hospital

Abstract

Latar Belakang Alokasi dana besar pada persediaan berpotensi menimbulkan idle money, dan biaya yang tidak sedikit untuk pemesanan dan penyimpanan, serta risiko kerugian untuk setiap inventory yang kedaluwarsa. Di sisi lain, kondisi stock out berdampak pada hilangnya pendapatan, menyebabkan lamanya waktu tunggu pelayanan, serta dapat membawa konsekuensi serius pada keselamatan pasien. Di RS Pusat Pertamina, persediaan mengambil porsi 20% dari struktur biaya rumah sakit. Inventory turn over ratio di semester pertama tahun 2022 berkisar pada 1.13-1.60, kemudian bergerak menjadi 1.8-1.98 pada tengah tahun kedua. Angka kekosongan obat obat kurang dari 1% karena pencatatan yang belum memadai. Implementasi lean management diharapkan dapat menjadi solusi terhadap berbagai masalah tersebut.

Metode Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dan kualitatif dengan desain action research, yang dilakukan di RS Pusat Pertamina, dengan mengintervensi seluruh data jumlah pemesanan obat, jumlah obat terjual, harga beli rata-rata, dan lead time periode Januari s.d Maret 2023 (pre intervensi) dan periode 2 Mei s.d 23 Juni 2023 (post intervensi). Data yang tidak lengkap dieksklusi. Focused group discussion dilakukan dengan staf Instalasi Farmasi yang terlibat dalam proses pengadaan obat.

Hasil Teridentifikasi kecenderungan peningkatan inventory value pasca intervensi di PDSA siklus kedua sebesar 16,11%. Hal ini diikuti dengan data perputaran persediaan yang justru mengalami perbaikan menjadi 2.6 di bulan Mei. Efektivitas proses (VAR) keseluruhan sebelum lean 5%, di akhir siklus PDSA kedua 4%, dan di akhir siklus PDSA ketiga 8%. Pada sub proses evaluasi kebutuhan, di awal pengukuran diperoleh VAR 82%, lalu di akhir siklus PDSA kedua menjadi 75%, dan 91% di akhir siklus PDSA ketiga.

Kesimpulan Implementasi lean management meningkatkan inventory value namun berhasil menurunkan insiden kekosongan obat, dengan perputaran persediaan yang baik. Efisiensi waktu proses teridentifikasi dari peningkatan nilai VAR, walaupun belum dapat dilihat kemaknaannya secara statistik karena keterbatasan penelitian.

Kata Kunci Lean management, persediaan, perencanaan kebutuhan obat, perputaran persediaan, kekosongan obat