Implementasi Electronic Record Information System for Education (ERISE) untuk Mengelola Arsip di PT Naturindo Surya Niaga

https://doi.org/10.22146/khazanah.106473

Qusnul Qotimah(1*), Yuliansah Yuliansah(2)

(1) Universitas Negeri Yogyakarta
(2) Universitas Negeri Yogyakarta
(*) Corresponding Author

Abstract


This study aims to: 1) identify the implementation of the Electronic Record Information System for Education (ERISE) at PT Naturindo Surya Niaga, and 2) identify the challenges faced in the implementation of ERISE at PT Naturindo Surya Niaga. The research uses a descriptive  qualitative approach. The subjects in this study are company leaders, archive officers, and company employees. Data collection methods include observation, interviews, and documentation. Data analysis techniques involve data reduction, data presentation, and conclusion drawing. The results indicate that the implementation of ERISE for archive management at PT Naturindo Surya Niaga includes the following activities: 1) creation and storage, which involves media conversion using a scanning machine, inputting incoming and outgoing letters, and storing these letters in the database; 2) distribution and use, which includes the distribution process using the letter disposition feature, locating archives in the database, and downloading incoming and outgoing letters; 3) maintenance, which involves backup activities, archive security, and scheduling electronic archive maintenance; and 4) disposition, which includes scheduling archive retention and determining final actions for archives. The challenges faced during the ERISE implementation process at PT Naturindo Surya Niaga are grouped into three categories: 1) technical challenges related to the ERISE application, 2) human resource (HR) challenges, and 3) challenges related to security and accessibility.

Keywords


electronic record information system for education, ERISE, pengelolaan arsip elektronik, sistem kearsipan elektronik

Full Text:

PDF


References

Abidin, S., Pattah, Sitti. H., & Arsil, T. (2022). Faktor-Faktor Penghambat Pengelolaan Arsip Vital Pada Departemen Umum Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia (PERSERO) Regional IV. Literatify : Trends in Library Developments, 3(2), 136–146. https://doi.org/10.24252/literatify.v3i2.31920

Almahdi, G., & Pahlevi, T. (2020). Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik Sebagai Determinan Produktivitas Kerja Pegawai di Kecamatan Solokuro Kabupaten Lamongan. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 295–304.

Angelita, E., Wisnu Wirawan, F., & Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita, S. (2023). Pemanfaatan Sistem Digitalisasi Arsip Untuk Mencapai Aksesibilitas Dan Efektivitas Kegiatan Kesekretariatan. Jurnal Daksa, 1, 25–40. http://journal.starki.id/index.php/Daksa

Anjarwani, S. E., Jum'atin Arti, B. M., & Bagi. (2022). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Keluar Di Kantor Desa Sukadana Kecamatan Pujut Kabupaten Lombok Tengah. Jurnal Begawe Teknologi Informasi (JBegaTI), 3 (1), 35–43. https://doi.org/10.29303/jbegati.v3i1.592

Anugrah, E. P. (2020). Electronic Record Keeping to Support Indonesia E-Government Implementation. In Record and Library Journal (Vol. 6, Issue 1). https://doi.org/10.20473/rlj.V6-I1.2020.31-44

Bachtiar, Adam. M., Dharmayanti, D., & Sabariah, Mira. K. (2013). Analisis Kualitas Perangkat Lunak Terhadap Sistem Informasi Unikom. Majalah Ilmiah Unikom, 223–234.

Fad'li, G. A., Marsofiyati, & Suherdi. (2023). Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital. Jurnal Manuhara: Pusat Penelitian Manajemen Dan Bisnis, 1(4), 1–10.

Faturohmah, T. N., & Fachmi, A. (2023). Kepatuhan Persyaratan Fungsional Pengendalian Hak Akses pada OLA (Office Letter Automation) Berdasarkan ISO 16175-2: 2011. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, Dan Kearsipan, 25(1), 131–141. https://doi.org/10.7454/jipk.v25i2.1001

Habibah, Astrid. F., & Irwansyah, I. (2021). Era Masyarakat Informasi sebagai Dampak Media Baru. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi Bisnis, 3(2). https://doi.org/10.47233/jteksis.v3i2.255

Hati, S. W., & Nurhayani, S. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Terhadap Efisiensi Kerja Karyawan Bagian Staf Kantor Pada PT ABC di Batam. Inovbiz: Jurnal Inovasi Bisnis, 4(1), 65–80. https://doi.org/10.35314/inovbiz.v4i1.35

Hermanto, H., & Fatinah, I. (2022). Pengelolaan Aplikasi Web E-Surat Dapat Meningkatkan Kinerja Pada RSUD Waluyo Jati Kraksaan. Jurnal Ilmiah Ecobuss, 10 (2), 60–70. https://doi.org/10.51747/ecobuss.v10i2.1128

Herpendi, H., & Nasir, A. (2018). Aplikasi Arsip Keuangan Masuk dan Keluar Berbasis Web (Studi Kasus PT. Cakra Perkasa Jaya Mulia Banjarmasin). Jurnal Sains Dan Informatika, 4(1), 28–33. https://doi.org/10.34128/jsi.v4i1.126

Hidayah, K., & Suhartono, B. (2023). Penerapan Penyusutan Arsip pada Unit Pengolah di Direktorat Perencanaan Teknis Pengembangan Ekonomi dan Investasi Desa, Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi-Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Journal of Business Administration Economic & Entrepreneurship, 5(1), 45–58.

Husnita, T. J., & Kesuma, Mezan. el-K. (2020). Pengelolaan Arsip Sebagai Sumber Informasi Bagi Suatu Organisasi Melalui Arsip Manual dan Arsip Digital. Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Islam, 01(02), 27–41.

Mardiah, S., & Christiani, L. (2020). Kontribusi Pengelolaan Arsip dalam Proses Pengambilan Keputusan bagi Pimpinan di Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pertahanan Republik Indonesia. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 9(1), 25–34.

Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan Elektronik. Fastindo.

Mulyo, Budi. M. (2021). Implementation of Management Information System Website-Based Letter Archives. JEECS (Journal of Electrical Engineering and Computer Sciences), 6(1), 963–968. https://doi.org/10.54732/jeecs.v6i1.184

Murtikasari, R. A., Asrivana Yusuf M, & Lukman Arif. (2020). Efektivitas Pengelolaan Arsip Elektronik Di Indonesia. Jurnal Syntax Transformation, 1(3), 47–55. https://doi.org/10.46799/jst.v1i3.30

Nasution, M. I. P. (2019). Keunggulan kompetitif dengan teknologi informasi. Jurnal Perpustakaan Dan Ilmu Informasi, 1(1), 65–74. https://doi.org/10.24036/ib.v1i1.12

Nouvel, A., Sutrisno, S., & Indriani, R. (2021). Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Suatu Instansi. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE), 7(1), 55–62. https://doi.org/10.31294/ijse.v7i1.10181

Odhiambo, B. O. (2018). Institutional readiness for digital archives management at United States international university-Africa. Archives and Manuscripts, 46(3), 330–353. https://doi.org/10.1080/01576895.2018.1558407

Pattikawa, Shenda. J., & Sundari, O. (2024). Penerapan Manajemen Arsip Elektronik dalam Optimalisasi Pengelolaan Arsip di PT Kreativitas Ganesha Sejahtera. 5(7), 3682–3702.

Prasetyo, A. A., & Husna, J. (2021). Evaluasi penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali arsip di Bappeda Provinsi Jawa Tengah. JCSE Journal of Computer Science an Engineering, 2(1), 12–26.

Putra, P. P., & Toresa, D. (2021). Buku Ajar Keamanan Informasi dan Jaringan Komputer. LPPM UNIVERSITAS LANCANG KUNING.

Putra, W. I., & Nelisa, M. (2020). Pengelolaan Arsip Elektronik di Unit Kearsipan PT Semen Padang. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 8(2), 39–47. https://doi.org/10.24036/109093-0934

Putranto, Widiatmoko. A. (2018). Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 1–10. https://doi.org/10.22146/diplomatika.28253

Quible, Z. K. (2005). Administrative Office Management (8th ed.). Pearson Practice Hall.

Rahma, N., & Mayesti, N. (2019). Pengendalian Hak Akses pada Electronic Document and Records Management System di Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 5(1), 33–48. https://doi.org/10.14710/lenpust.v5i1.23578

Rahmawati, D., Kumaladewi, N., & Sugiarti, Y. (2018). Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Android. Applied Information System and Management (AISM), 1(1), 45–50.https://doi.org/10.15408/aism.v1i1.8671

Read, J., & Ginn, M. L. (2011). Records Management. Cengage Learning,.

Rosianie, Ayu. Fitri., Azura, Annisa. S., & Basoeky, A. (2023). Evaluasi Pengelolaan Arsip Aktif Pada Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia Menggunakan Model Evaluasi Cipp (Context, Input, Process, Product). Kompleksitas: Jurnal Ilmiah Manajemen, Organisasi Dan Bisnis, 12(1), 47–53.

Rosmayati, S., Kuswarno, E., Mudrikah, A., & Iriantara, Y. (2021). Peran Pelatihan dan Pengembangan Dalam Menciptakan Perilaku Kerja Yang Inovatif dan Efektifitas Organisasi. Coopetition: Jurnal Ilmiah Manajemen, 12(3), 331. https://doi.org/10.32670/coopetition.v12i3.610

Rustam, M. (2019). Pengelolaan arsip elektronik (Edisi 2). Universitas Terbuka.

Sakti, S. D. O., & Dwihanus. (2022). Peran SIM Dalam Pengambilan Keputusan. Jurnal Manajemen Dan Ekonomi Kreatif, 1(1). https://doi.org/10.59024/jumek.v1i1.43

Santoso, T. N. B., Sanoto, H., & Kusuma, D. (2023). Pengembangan Sistem Arsip Elektronik Berbasis Web "Siape" Sebagai Implementasi E-Office. JAMP: Jurnal Administrasi Dan Manajemen Pendidikan, 6(3), 263–275.

Setyawan, H. (2021). Digitisasi Arsip dan Layanan Arsip Statis dalam Jaringan pada Masa Pandemi Covid-19. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14(2), 118–132.

Siregar, Y. B. (2019). Digitalisasi Arsip Untuk Efisiensi Penyimpanan Dan Aksesibilitas. Jurnal Administrasi Dan Kesekretarisan, 4(1), 1–19.

Soesanto, E., Rohmawati, A., Anggraini, N. S., & Hanifah, S. N. (2023). Analisis Pengimplementasian Objek Vital Nasional, Pengamanan File , dan Cyber Security pada PT. Angkasa Pura. Indonesian Journal of Multidisciplinary, 1(1), 217–224.

Sugiyono. (2011). Metode penelitian dan pengembangan untuk bidang pendidikan, manajemen, sosial, teknik. Edisi 3 Bandung: Alfabeta.

Surniandari, A., Rachmi, H., & Septilinah, R. (2019). Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Permata Graha Nusantara (PGNMAS). Jurnal Mantik Penusa, 3(2), 67–77.

Susanti, Melinda. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8 (2), 241–251. https://doi.org/10.26740/jpap.v8n2.p241-251

Sutirman. (2016). Urgensi Manajemen Arsip Elektronik. EFISIENSI - KAJIAN ILMU ADMINISTRASI, 13 (1), 96–109. https://doi.org/10.21831/efisiensi.v13i1.7861

Sutirman, S., Yuliansah, Y., Muslikhah, & Isti, R. (2023). The Effectiveness of Electronic Records Information System for Education (ERISE) Applications as a Learning Media of Record Management in the Era of the Industrial Revolution 4.0. Proceedings of the Unima International Conference on Social Sciences and Humanities (UNICSSH 2022), 1094–1104. https://doi.org/10.2991/978-2-494069-35-0_131

Sutirman, Yuliansah, & Muslikhah, R. I. (2022). The Effectiveness of Electronic Record Information System for Education (ERISE) on Improving Electronic Filing Skills in the New Normal Era. Proceedings of the 9th International Conference on Education Research, and Innovation (ICERI 2021), 131–138. https://doi.org/10.2991/978-2-494069-67-1_15

Wulandari, D. S., & Ismaya. (2023). Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital. IKOMIK: Jurnal Ilmu Komunikasi Dan Informasi, 3(2), 39–43. https://doi.org/10.33830/ikomik.v3i2.5252

Yusuf, Muhammad. R., & Zulaikha, Sri. R. (2020). Perkembangan pengelolaan arsip di era teknologi. Jurnal Ilmiah Perpustakaan dan Informasi, 7(1), 50–61.



DOI: https://doi.org/10.22146/khazanah.106473

Article Metrics

Abstract views : 93 | views : 77

Refbacks

  • There are currently no refbacks.


Copyright (c) 2025 Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

web analytics

View My Stats