Pengembangan Model Aplikasi E-Surat Sebagai Upaya Peningkatan Kompetensi Bidang Manajemen Rekod

Abstract

Aplikasi e-surat, saat ini sudah menjadi aplikasi yang menjadi bagian utama dalam kegiatan organisasi.
Bahkan, tanpa aplikasi ini pengurusan surat dalam sebuah organisasi akan berjalan lambat. Kebutuhan akan
kompetensi pengoperasian aplikasi e-surat menjadi bahan wajib bagi pengelola kearsipan terutama manajemen
rekod. Pengurusan surat secara elektronik melalui aplikasi e-surat harus tetap berpedoman pada kaidah
disiplin ilmu kearsipan, baik dalam pengurusan surat masuk maupun surat keluar. Peranan dari tiga hal unit
yang berada dalam organisasi yang perlu diperhatikan yaitu Unit Kearsipan sebagai pengelola kearsipan
dalam suatu organisasi. Kemudian Pimpinan, Kepala Bidang dan Kepala Unit Pengolah sebagai penentu
arah distribusi surat, pengesah surat dan kontrol utama dalam organisasi. Terakhir Unit Pelaksana/Pengolah
sebagai pelaksana informasi surat dan awal terciptanya surat keluar. Penelitian ini menggunakan menggunakan
metode kualitatif induktif. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dokumentasi dan
kajian literatur. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data dan verifikasi. Teknik
triangulasi data digunakan untuk melakukan proses validasi agar data yang ditemukan memiliki kredibilitas.
Hasil kajian menunjukkan bahwa program perancangan standar aplikasi e-surat merupakan jawaban tepat
untuk menjawab kondisi tersebut. Selayaknya program perancangan standar aplikasi berbasis kearsipan ini tidak
hanya sekedar meningkatkan kompetensi pengelola kearsipan agar mampu mengoperasikan saja, melainkan
juga memberikan jalan sebagai acuan dalam menilai aplikasi berbasis kearsipan yang ada.